O PowerPoint é uma poderosa ferramenta para criação de apresentações. Mas, se usado de forma errada, o aplicativo pode tornar uma ótima palestra em uma longa sessão de tortura. Isto geralmente ocorre por hábitos ruins ou excessos por parte docriador dos slides. Tenha sempre em mente que o Powerpoint deve ser um complemento para um melhor entendimento e não uma distração durante aapresentação. A seguir, o iG dá dicas de como criar uma apresentação atraente e de fácil entendimento.
Confira.
1 – Coloque no slide apenas o necessário.
Um dos erros mais comuns é a inserção de discursos inteiros na forma de blocos de textos nos slides de Powerpoint. Para piorar, muita gente ainda diminui o tamanho da letra para que o trecho caiba inteiro no slide. Excesso de elementos prejudica compreensão do conteúdo do slide. O efeito no espectador é de distração, seja porque ele está lendo o texto ou por que ficou perdido com excesso de informação. Por isso, inclua apenas pontos principais do conteúdo a ser transmitido. A melhor forma de se fazer isto é usando os marcadores (bullet points). Este recurso serve tanto para o palestrante como para o espectador, que pode usar marcadores para agilizar a anotação do conteúdo.
2 – Reduza ao máximo a quantidade de slides.
Tão importante como compactar a informação em cada slide é reduzir ao máximo o número total destes na apresentação. Somente adicione um slide se ele realmente ajudar a esclarecer algum ponto. Apesar de não ser uma fórmula exata, tenha em mente que após 15 slides, de modo geral, o espectador tem dificuldade em acompanhar o conteúdo. Por isso, procure ficar entre 10 e 15 slides. Um palestrante que ficando modo “clique próximo slide, clique próximo slide” por muito tempo se torna monótono, além de parecer despreparado.
3 – Mantenha o mesmo estilo visual em toda a apresentação.
Para manter uma consistência, uma apresentação eficiente em Powerpoint deve seguir o mesmo padrão de elementos estéticos do começo ao fim. A fonte e o tamanho usados no primeiro título do primeiro slide deverão ser os mesmos de todos os outros títulos de todos os slides. Esta regra também se aplica ao corpo de texto, independente de ser ou não a mesma fonte do título. Dê preferência a fontes como Arial, Tahomaou e Verdana. Evite fontes estilizadas demais ou com muitos contornos, pois elas podem dificultar a leitura. Também não exagere no uso do “Negrito”, “Itálico” e “Sublinhado”. E em hipótese alguma escreva um trecho longo com letras maiúsculas, pois nenhuma platéia gosta de sentir que o conteúdo está sendo transmitido aos berros. Quanto aos modelos de design de slide, evite o uso de cores muito fortes que podem dificultar a leitura dos textos. Lembre-se que o objetivo é criar um tema para os slides, e não chamar mais a atenção que a apresentação em si. A mesma regra das fontes se aplica no que diz respeito a usar do começo ao fim o mesmo estilo escolhido. Evite usar cliparts e modelos muito conhecidos do PowerPoint. Provavelmente a platéia já os viu em outra apresentação e pode associar sua palestra a algo chato e repetitivo. Por isso, gaste um tempo para criar sua imagem de fundo ou faça o download em sites que oferecem de graça modelos pré-formatados (ex.: templateswise.com).
4 – Use o mínimo possível transições e efeitos.
Este possivelmente é um dos maiores erros cometidos por quem começa a trabalhar com o Powerpoint. O aplicativo possui muitos efeitos visuais (transições, cliparts e animações) e sonoros que enchem os olhos como criadores e são uma tentação difícil de resistir. Mas não se esqueça que o objetivo é criar slides funcionais, e não um filme de ficção científica cheio de efeitos. Todo esse arsenal audiovisual do Powerpoint, se usado de forma exagerada, geralmente distrai o espectador. Por isso, evite transições ao máximo. Já as animações podem ser interessantes no uso conjunto com a aparição de marcadores (bulletpoints). Em síntese, os slides devem ser simples, porém nunca simplistas. O conteúdo e o contexto da palestra em questão devem também ser levados em conta. O que é altamente explicativo para uma certa platéia pode não ser para outra, dependendo de fatores como nível educacional e tipo de profissão.
5 – Sempre salve a apresentação com fontes incorporadas.
Uma situação chata que acontece com alguma freqüência é chegar a um lugar para uma palestra e perceber que o computador local não tem as fontes originais dos slides. O PowerPoint até consegue sair dessa sinuca, trocando as fontes por letras presentes no computador. Mas o resultado não costuma ser dos melhores, já que as novas fontes costumam alterar alinhamento e espaçamento originais. Para evitar esse problema é possível configurar o PowerPoint para salvar as fontes junto com o arquivo da palestra. Assim, ela manterá seu visual em qualquer computador. Para fazer isso, siga as instruções:
- Power Point 2003: 1. Clique em “Opções” no menu “Ferramenta”; 2. No aba “Salvar” marque a caixa “Incorporar fontes TrueType”; 3. Clique em OK.
- Power Point 2007 e 2010: 1. Clique no botão do Office e selecione “Opções do PowerPoint”; 2. No menu lateral “Salvar” marque a caixa “Incorporar fontes no arquivo”; 3. Clique em OK.
6 – Pratique a apresentação com a última versão salva.
Evite que outras pessoas façam a revisão final do seu slide show. Há o risco de, na “hora H”, você se atrapalhar por não entender as alterações realizadas. Mesmo que os slides estejam perfeitos, a falta de treino pode quebrar a fluidez necessária para se fazer uma boa apresentação. Portanto, sempre pratique com a última versão salva no Powerpoint.
fonte: iG Tecnologia :: Home em 27/04/11
