Administração do Tempo

Vivemos uma época em que a competitividade determina a capacidade da empresa sobreviver em um mercado de múltiplas escolhas. A gestão do tempo resultará em dias menos estressantes, equipes mais centradas, prazos cumpridos e metas alcançadas. Neste aspecto, o planejamento minucioso das tarefas é o ponto de partida para a administração do tempo.

Começamos o dia com a impressão que o hoje está curto e deixamos algumas atividades para amanhã. Mas, quando o amanhã chega, parece ainda mais curto, já que acumulamos os serviços de ontem, embolando com os de hoje. Para evitar este tipo de transtorno, devemos identificar as atividades que geram desperdício de tempo. Devemos nos focar nas prioridades, eliminando ações que não influenciam diretamente no meu objetivo. Gerenciar o tempo só dá certo quando o mais importante for feito primeiro. Vale lembrar que importante não é o mesmo que urgente. Muitas vezes o que se mostra urgente incomoda, mas não é importante.

O passo inicial para o gerenciamento do tempo é conhecer nossa tarefa, nosso objetivo. Ter conhecimento de onde queremos chegar facilita traçar o caminho a seguir.

Soluções práticas para economizar tempo

Uma ferramenta diária que nos ajuda a perceber como investimos nosso tempo durante um período é a Lista Mestra.
Numa folha separada, com letras grandes, faça uma relação de atividades e compromissos. Deixe sua lista mestre em lugar de fácil acesso e visibilidade.
Ao iniciar o dia, analise minuciosamente a sua lista mestra. Durante o dia, após cumprir um dos itens da lista mestra, risque a atividade cumprida. Ao riscar a tarefa, temos a sensação de tarefa cumprida, o que nos estimula a continuar o foco nas tarefas e na organização do tempo.
Estabeleça uma rotina de anotações regulares em vez de ficar contando com sua memória. Isso torna seu trabalho impreciso.

Utilizando nossa lista mestra:
• Registrar nossas atividades. Nesta etapa não vamos nos preocupar com tempo para executá-las ou se sua realização depende de outra tarefa ou de outra pessoa.
• Estimar a duração do tempo de trabalho. O nosso banco de histórico de realização de tarefas e experiências anteriores no auxiliará a sermos mais precisos em nossas estimativas.
• Atribuir dependências. Observe a assinale as atividades que dependem de outras atividades ou outros recursos.
• Organizar as prioridades. Classifique as atividades de 1 a 5 em grau de urgência, sendo 5 para as mais urgentes (por ex, retornar a ligação de um cliente). Faça o mesmo procedimento para atividades importantes (por ex, a entrega de um relatório).
• Delegar tarefas. Ou empowerment. Atribuir tarefas para outras pessoas a fim de liberar tempo para atividades mais importantes e que não podem ser feitas por outros.
• Utilizar recursos tecnológicos. Use-os para evitar deslocamento desnecessário.
• Eliminar desperdícios de tempo. Concentre-se em sua lista mestra e no cumprimento dela. Para isso, melhore sua rotina e hábitos de trabalho.